Rechtliches
Datenschutzerklärung
1Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
SmartAV Rechtsform einsetzen
Jenfelder Straße 139
22045 Hamburg
Telefon: 040 43281908
E-Mail: hallo@smartav.de
Vertretungsberechtigt: Name der Geschäftsführung / Inhaberin bzw. Inhabers
Datenschutzbeauftragte/r
Falls ein Datenschutzbeauftragter benannt ist (gesetzlich erforderlich z. B. ab 20 Personen, die ständig mit automatisierter Datenverarbeitung befasst sind, § 38 BDSG): Name und Kontakt einsetzen. Andernfalls diesen Abschnitt streichen.
2Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel nur nach Einwilligung oder wenn eine andere gesetzliche Grundlage sie erlaubt.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse.
3Hosting und Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website erfasst der Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind:
- IP-Adresse des anfragenden Geräts,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge,
- Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Referrer-URL.
Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb). Die Logfiles werden nach z. B. 7 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.
Die Website wird bei Name und Sitz des Hosting-Anbieters einsetzen gehostet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
4Schriftarten (Google Fonts)
Diese Website verwendet die Schriftarten „Fraunces“, „Inter“ und „JetBrains Mono“, die derzeit von Servern der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft: Google LLC, USA) geladen werden. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, damit die Schriftdateien an Ihren Browser ausgeliefert werden können.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit eine solche Einwilligung eingeholt wird. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Empfehlung für den Betreiber: Die Einbindung von Google Fonts von externen Servern ohne Einwilligung hat in Deutschland bereits zu Unterlassungs- und Schadensersatzansprüchen geführt (u. a. LG München I, Urteil vom 20.01.2022, Az. 3 O 17493/20). Am sichersten ist es, die Schriftdateien lokal auf dem eigenen Server zu hosten. Dann entfällt dieser Abschnitt vollständig und es muss keine Einwilligung eingeholt werden. Dasselbe gilt für die in den SVG-Logodateien eingebundene Schriftanfrage.
5Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschte Leistung, Nachrichtentext), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und für den Fall von Anschlussfragen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahmen (z. B. Angebotserstellung) zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen).
Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; bei Anfragen ohne Vertragsschluss in der Regel spätestens nach z. B. 6 Monaten.
6Kundenportal
Für Kundinnen und Kunden betreiben wir unter portal.smartav.de ein Portal, in dem Projektunterlagen (z. B. Netzwerkpläne, Angebote, Übergabeprotokolle) abgelegt und abgerufen werden können. Das Portal wird von uns selbst auf eigener Hardware in Standort einsetzen, z. B. Hamburg, Deutschland betrieben; es findet keine Weitergabe an externe Cloud-Anbieter statt.
Dabei verarbeiten wir:
- Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Projektzuordnung;
- Zugangsdaten: Passwort (nur als Hash im Anmeldedienst), ggf. Einrichtung der Zwei-Faktor-Anmeldung;
- hochgeladene Dateien samt Metadaten (Dateiname, Größe, Datum, hochladende Person);
- Protokolldaten zu Anmeldungen, Uploads, Downloads und Löschungen (Zeitpunkt, Nutzer, Datei) zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags) sowie für die Protokollierung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit). Zugriff auf Dateien haben nur die jeweils berechtigten Personen entsprechend ihrer Rolle (Kunde, Techniker, Administrator); Kundinnen und Kunden sehen ausschließlich Dateien ihrer eigenen Projekte.
Für die Anmeldung setzen wir die Open-Source-Software Keycloak ein, die ebenfalls auf unserer eigenen Hardware läuft. Für den Versand von Einladungs- und Passwort-Zurücksetzen-E-Mails nutzen wir den E-Mail-Dienst Anbieter einsetzen, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehung und danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen es erfordern. Protokolldaten löschen wir nach z. B. 12 Monaten.
7Cookies und lokale Speicherung
Die Website smartav.de setzt keine Cookies und verwendet keine Reichweitenmessung oder Tracking-Dienste.
Das Kundenportal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie des Portals („smartav_portal“, gültig bis zur Abmeldung, höchstens 8 Stunden) sowie Sitzungs-Cookies des Anmeldedienstes. Sie sind erforderlich, um Sie angemeldet zu halten und Ihre Zugriffsrechte zu prüfen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Für nicht notwendige Technologien würden wir vorab Ihre Einwilligung einholen.
8Empfänger von Daten
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Mögliche Empfänger sind:
- Hosting- und IT-Dienstleister (als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO),
- Lieferanten und Hersteller, soweit für Bestellung, Lieferung oder Garantieabwicklung erforderlich,
- Steuerberatung und Buchhaltung,
- Zahlungsdienstleister und Banken.
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Soweit Dienstleister Daten in Drittländern verarbeiten, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).
9Speicherdauer
Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen (z. B. Rechnungen, Verträge) bewahren wir nach §§ 147 AO und 257 HGB bis zu 6 bzw. 10 Jahre auf.
10Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an hallo@smartav.de.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
datenschutz-hamburg.de
Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, kann aber für Vertragsschluss und -durchführung erforderlich sein; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage ggf. nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11Datensicherheit
Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung (erkennbar am „https://“ und am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile). Wir setzen zudem technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, unbefugten Zugriff und Manipulation zu schützen.
12Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: Oktober 2026